BusinessProductivitateCum să organizezi orice proiect cu o structură de defalcare a muncii

Cum să organizezi orice proiect cu o structură de defalcare a muncii

Managerii de proiect folosesc ceea ce se numește o structură de defalcare a muncii pentru a menține proiectele organizate. Acest instrument valoros poate duce la un proiect de succes de la faza de inițiere până la închiderea finală.

Structura de defalcare a muncii poate avea diferite dispuneri, de la o schiță sau o listă la o vizualizare tabelară și până la o structură arborescentă. Pentru persoanele vizuale, o structură arborescentă are cel mai mult sens, deoarece este practic o diagramă vizuală care vă permite să vedeți elementele dintr-o privire rapidă. Însă, unele persoane preferă listele în locul imaginilor, caz în care o schiță este cea mai utilă prezentare.

Bazele structurii de defalcare a muncii

În mod tradițional, structura de defalcare a lucrărilor (WBS) a fost un instrument utilizat de managerii de proiect pentru a face exact ceea ce sugerează numele – împărțirea unui proiect în bucăți care pot fi prelucrate. Designul său ierarhic împarte domeniul de aplicare al unui proiect în componente din punct de vedere al mărimii, duratei și responsabilității. Această schiță ajută la crearea unui program de proiect prin definirea livrabilelor, alocarea resurselor și chiar a costurilor.

CITESTE
14 Șabloane PowerPoint utile pentru a configura un planificator digital

Această structură vă descompune proiectul în bucăți de dimensiuni reduse pentru o implementare mai ușoară și poate fi utilizată în diferite moduri, în funcție de proiect sau de produsul final. Există câteva puncte pe care ar trebui să le rețineți atunci când începeți WBS-ul dvs:

  • Este important să includeți toate părțile proiectului dvs. în WBS.
  • În timp ce o WBS este utilizată de către persoane fizice, puteți invita alte persoane să lucreze la ea.
  • Trebuie să vă asigurați întotdeauna că WBS este notat într-un mod asemănător cu fluxul de lucru care se realizează.
  • Toți membrii echipei de proiect vor trebui să fie adăugați pentru a vă asigura că nu sunt omise etape.
  • Fiecare WBS va avea propriul dicționar WBS, care va ajuta la explicarea proiectului. Puteți afla mai multe despre cum arată un dicționar WBS de pe Projectmanager.com.

Ținând cont de toate acestea, o structură de defalcare a muncii nu trebuie să fie complicată și poate ajuta cu adevărat la aproape orice tip de proiect. Este posibil ca următorii pași să nu urmeze abordarea tradițională de utilizare a acestui instrument util. Cu toate acestea, pentru cei care sunt interesați să folosească această structură și pentru descompunerea și simplificarea unui proiect complex, ele pot fi destul de utile.

CITESTE
7 moduri productive de a face față disfuncției executive la locul de muncă

Cum se creează o structură de defalcare a muncii

1. Identificați produsele livrabile ale proiectului

În mod clasic, fiecare ciclu de viață al unui proiect are doar cinci etape. Acestea sunt etapele de inițiere, planificare, execuție, monitorizare și închidere, iar fiecare etapă este la fel de importantă ca și celelalte. Puteți codifica prin culori fiecare etapă și puteți desemna membrii echipei pentru una sau mai multe etape.

2. Enumerarea subactivităților, descrierea proprietarilor sarcinilor și descrierea sarcinilor

O subtask este o sarcină care face parte dintr-un proiect mai mare și este adesea legată de sarcini asociate cu anumite etape ale proiectului. De exemplu, dacă trebuie să vă zugrăviți biroul, proiectul ar fi Vopsirea biroului, cu subtask-uri care variază de la Clear Fittings and Fixtures la Contact Suppliers.

Subacțiunea de contactare a furnizorului ar putea fi atribuită persoanei 1, în timp ce achiziționarea efectivă a articolelor ar putea merge la persoana 2 și așa mai departe. Sarcina în sine poate include orice, de la găsirea a cel puțin trei oferte de preț, alegerea unei scheme de culori sau a tapetului și confirmarea instrumentelor care vor fi necesare.

CITESTE
Cum să faci bani cu YouTube dacă nu ești eligibil pentru generare de bani: 6 moduri

3. Corelarea dependențelor

Anumite sarcini pot depinde de alte sarcini care trebuie finalizate înainte de a putea începe. În exemplul zugrăvirii biroului, Persoana a doua poate achiziționa articolele necesare numai după ce Persoana întâi a dat telefoanele relevante și a primit ofertele de preț, apoi a decis prin intermediul cărui furnizor să cumpere.

4. Stabilirea resurselor și a costurilor

A avea un buget general pentru un proiect este întotdeauna cel mai bun lucru pe care îl puteți face, deși uneori este posibil să greșiți puțin – nu-i nimic, cu condiția să alocați pentru această marjă de eroare. În acest exemplu, este posibil să fi decis să alegeți un tapet mai scump, care vine și cu cineva care să îl instaleze.

Deși este posibil să cheltuiți mai mult pe tapet decât pe vopsea, este posibil să fi economisit bani pe manoperă. Acesta este un pas foarte important și vă ajută să finalizați proiectul fără să rămâneți fără fonduri aproape de final.

5. Stabiliți datele de început și de sfârșit

Este posibil să aveți în minte un obiectiv pentru finalizarea proiectului. După ce ați creat subatribuțiile, puteți vedea dacă acesta este un obiectiv realizabil. În cazul achiziționării tapetului – există un calendar de fabricație de care trebuie să fiți conștienți și cum rămâne cu transportul? După ce a sosit, sunt persoanele relevante pentru următoarele subactivități disponibile pentru a realiza partea lor de proiect?

CITESTE
Cum să începi o carieră în domeniul cripto

6. Urmăriți starea conturilor de control, a sarcinilor și a pachetelor de lucru

În orice moment în timpul procesului, veți putea urmări progresul. Majoritatea structurilor de defalcare a muncii vor avea diverse opțiuni privind modul în care puteți face acest lucru, inclusiv diagrame circulare, calendare sau grafice cu bare. În imaginea de mai jos, analizăm modul în care Asana vă permite să vizualizați datele în timp real în acest scop.

7. Creați note

O WBS este de obicei foarte amănunțită, dar unele nu vă permit să adăugați note generale pe care să le vadă toată lumea. Dacă acesta este cazul sistemului pe care l-ați ales, vă recomandăm să folosiți ceva precum OneNote de la Microsoft – în articolul pe care îl enumerăm aici, puteți citi despre cum să creați și să partajați un caiet în OneNote, ceea ce îl face perfect pentru a păstra notele de proiect organizate.

8. Generați rapoarte

Deși este util să vedeți diferitele sarcini pe care le are fiecare persoană sau departament, generarea unui raport pe baza unor informații specifice este întotdeauna la îndemână. Rapoartele pot fie să rezume date specifice, fie să vă arate informații mai ample în timp real. În imaginea de mai jos, folosim pagina de raportare a ClickUp pentru a vă arăta ce oferă unele platforme.

CITESTE
Instrumentul de analiză rapidă Excel: Cum îl utilizezi cel mai bine? 10 exemple!
pagina de raportare Clickup cu imaginea pentru elementele la care s-a lucrat evidențiată

Acum că știți ce să căutați la o platformă WBS, găsiți una care să se potrivească nevoilor proiectului și echipei dumneavoastră. Câteva dintre programele de management de proiect recomandate pe care le puteți încerca sunt: WBS:

Keeping It Simple

O structură de defalcare a muncii nu trebuie să fie intimidantă, după cum puteți vedea. Și, nu trebuie să urmeze reguli stricte. În realitate, se reduce doar la cel mai bun mod de a vă gestiona proiectul personal sau acasă.

În funcție de stilul tău, vizual sau scris, sau de proiectul tău, mare sau mic, folosirea acestei tehnici te ajută să te asiguri că proiectul tău este bine organizat, ceea ce te ajută să îl menții pe drumul cel bun.

*Toate produsele recomandate de Aflaraspunsul.ro sunt selectate de către echipa noastră editorială. Unele dintre articolele noastre includ link-uri afiliate. Dacă cumpărați ceva prin intermediul unuia dintre aceste link-uri, ne ajutați să câștigăm un mic comision din partea vânzătorului și astfel sa susținem scrierea de articole utile și de calitate.

LĂSAȚI UN MESAJ

Vă rugăm să introduceți comentariul dvs.!
Introduceți aici numele dvs.

Acces la conținut Premium 100% Gratuit

OBȚINEȚI ACCES COMPLET ȘI EXCLUSIV LA CONȚINUTUL PREMIUM

SUSȚINEȚI JURNALISMUL NONPROFIT

ANALIZA DE SPECIALITATE ȘI TENDINȚELE EMERGENTE ÎN DOMENII DE INTERES

WEBINARE VIDEO DE ACTUALITATE

Obțineți acces nelimitat la conținutul nostru EXCLUSIV și la arhiva noastră de povești ale abonaților.

- Advertisement -

Conținut exclusiv

- Advertisement -

Ultimele articole

- Advertisement -

Mai multe articole