BusinessProductivitateCum să creați un program în Google Sheets

Cum să creați un program în Google Sheets

Cei mai mulți oameni folosesc un software de foaie de calcul pentru a colecta date sau pentru a prezenta informații folosind diagrame și grafice. Cu toate acestea, atunci când se gândește în afara cutiei, există mai multe utilizări pentru Google Sheets. Una dintre cele mai la îndemână utilizări alternative este crearea unui program.

Și, nici măcar nu trebuie să începeți de la zero. Biblioteca de șabloane are o foaie prefabricată gata de utilizare. Citiți în continuare pentru a vedea în detaliu cum puteți crea și formata corect un program și de ce ar trebui să luați în considerare utilizarea foilor pentru programarea dvs.

Cum să creați un program în Google Sheets

Deși puteți crea un program de la zero în Google Sheets, vă recomandăm să folosiți un șablon, mai ales dacă vă grăbiți și nu aveți nevoie de multă personalizare.

Puteți utiliza galeria de șabloane din Google Sheets pentru a găsi o foaie pre-construită. Pentru a începe, trebuie să vă îndreptați către Google Sheets și să vă creați un cont. Dacă aveți deja un cont Google, îl puteți utiliza pentru a vă conecta. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a crea un program folosind galeria de șabloane din Google Sheets:

  • Navigați la pagina principală Google Sheets.
  • Faceți clic pe Template gallery sub bara de căutare. Se va deschide o nouă pagină care va conține mai multe șabloane din care puteți alege.
    Locația foii corecte în Galeria de șabloane Google Sheets
  • Vom folosi șablonul Schedule pentru acest tutorial, așa că faceți clic pe acesta. Aceasta va deschide o nouă foaie de calcul cu șablonul deja aplicat.
CITESTE
Cum să copiați o formulă într-o coloană în Google Sheets
Un șablon de orar gol în Google Sheets

Șablonul Google Sheets are deja rândurile și coloanele configurate astfel încât să existe diviziuni orare pe parcursul zilei. Puteți seta ziua de început a săptămânii în celula C2. Data este specificată în al treilea rând în mod automat în funcție de datele introduse în celula C2. Al 4-lea rând conține o formulă care transformă automat data în ziua săptămânii.

În partea de jos a programului există o secțiune de note în care puteți lăsa mesaje pentru echipă. În partea dreaptă există, de asemenea, o secțiune de sarcini în care puteți atribui sarcini specifice echipei dvs.

Utilizarea formatării condiționate în programul dvs.

Puteți utiliza formatarea condiționată în foaia de calcul pentru a verifica un anumit cuvânt în foaia de calcul. O acțiune specificată va fi întreprinsă dacă acea condiție este îndeplinită.

Pentru demonstrație, să adăugăm formatarea condiționată pentru a verifica dacă cuvântul “ședință” există în celulă. Dacă da, celula ar trebui să devină roșie. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a face acest lucru:

  • Selectați zona din foaia de calcul în care doriți să aplicați formatarea condiționată.
    Utilizarea formatării condiționate în Google Sheets prin intermediul meniului
  • Faceți clic pe Format în bara de instrumente principală a ecranului.
  • Acolo, faceți clic pe Formatare condiționată. Aceasta va deschide o bară laterală în partea dreaptă a ecranului.
    Setările care trebuie utilizate pentru formatarea condiționată a unui program
  • Intervalul va fi adăugat automat dacă îl selectați în prima etapă. Dacă nu ați făcut-o, scrieți intervalul în caseta de text Apply to range.
  • În secțiunea Format cells if (Formatare celule dacă), puteți selecta regulile de formatare. Noi am ales opțiunea Text contains (Text conține) și am adăugat cuvântul cheie “meeting” (întâlnire).
  • Alegeți acum efectele care urmează să fie aplicate conținutului din celulă. În acest caz, am ales culoarea roșie pentru a fi aplicată celulei.
  • Faceți clic pe Done pentru a salva modificările.
    Formatarea condiționată de succes în Google Sheets

După cum puteți vedea, efectul este adăugat la orice celulă care conține cuvântul cheie specificat. Acest lucru poate fi deosebit de util atunci când doriți să codificați prin culoare sarcinile viitoare, cum ar fi întâlnirile și termenele limită. De asemenea, puteți adăuga mai multe reguli, ceea ce înseamnă că puteți avea un program complet codificat prin culoare.

CITESTE
4 moduri de a optimiza fișierele foto și video Slack pentru mobil

Făcând acest lucru înseamnă că nu va trebui să codificați manual prin culoare fiecare celulă ori de câte ori se face o modificare în programul dvs.

Avantajele și dezavantajele creării unui program în foi de calcul

Deși există mai multe beneficii pentru crearea unui program de lucru productiv cu Google Sheets, acesta este departe de a fi perfect. Haideți să discutăm avantajele și dezavantajele creării unui program cu Google Sheets:

Pro: Utilizare gratuită

Deși există mai multe programe de creare a programului pe piață, majoritatea sunt plătite. Pe de altă parte, Google Sheets poate fi benefic atunci când se creează un program, deoarece este gratuit pentru persoanele fizice și întreprinderile mici. Este o modalitate simplă de a face o copie de siguranță gratuită a programului fără a face salvări manuale.

Pro: Ușor de partajat

Cea mai bună parte a utilizării Google Sheets față de alte programe de foi de calcul este că vă permite să partajați foaia de calcul cu doar câteva clicuri. De asemenea, puteți specifica permisiunile astfel încât doar câteva persoane selectate să poată face modificări la foaia de calcul, în timp ce ceilalți pot doar să o vizualizeze. Acest lucru poate fi de mare ajutor dacă realizați un program de lucru la distanță pentru a-l partaja cu colaboratorii dumneavoastră.

CITESTE
Cum să obțineți valoarea absolută în Google Sheets

Contra: Nu există notificări pentru utilizatorii fără acces la editare

Google Sheets are avantajul partajării în timp real, ceea ce înseamnă că modificările aduse fișierului pot fi văzute în timp real de către cei care îl vizualizează. Cu toate acestea, dacă aveți doar permisiuni de vizualizare, Sheets nu vă va notifica cu privire la orice modificare efectuată în foaia de calcul.

Numai persoanele cu acces de editare pot activa notificările prin e-mail. Puteți utiliza add-on-uri care trimit notificări push pentru a ajuta la eliminarea problemei, dar este departe de a fi ideal.

Contra: Lipsa de automatizare

Utilizarea unui software dedicat pentru a vă crea programul nu vă va obliga să introduceți manual fiecare detaliu. Celelalte părți sunt actualizate automat dacă modificați o parte a programului.

Un software avansat vă va notifica, de asemenea, dacă exagerați cu turele sau dacă faceți o potențială eroare. Dacă sunteți un expert, puteți face automatizarea în Sheets. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor nu au timpul sau cunoștințele tehnice avansate pentru a realiza acest lucru.

Contra: Necesită mai mult timp

Când folosiți o foaie de calcul, trebuie să introduceți majoritatea lucrurilor manual sau să construiți liste derulante. Softurile avansate vă economisesc o mulțime de editare manuală, deoarece dispun de constructori de programe de tip drag and drop. De asemenea, acestea pot trimite e-mailuri automate ori de câte ori apar modificări ale programului.

CITESTE
Cum să vă faceți CC sau BCC automat în Outlook și Gmail

Contra: Nu are caracteristici moderne

Google Sheets nu dispune de caracteristici precum urmărirea GPS, schimbarea turelor și gestionarea PTO. Aceste caracteristici nu sunt necesare, dar vă pot ajuta să vă faceți viața mult mai ușoară în anumite situații.

Programează-ți viața în mod eficient

Google Sheets este doar una dintre multele modalități de a vă programa viața și munca. Deși există câteva dezavantaje, faptul că este gratuit și simplu de utilizat îl face o opțiune viabilă, mai ales atunci când îl combinați cu alte aplicații din suita Google, cum ar fi Google Calendar.

*Toate produsele recomandate de Aflaraspunsul.ro sunt selectate de către echipa noastră editorială. Unele dintre articolele noastre includ link-uri afiliate. Dacă cumpărați ceva prin intermediul unuia dintre aceste link-uri, ne ajutați să câștigăm un mic comision din partea vânzătorului și astfel sa susținem scrierea de articole utile și de calitate.

LĂSAȚI UN MESAJ

Vă rugăm să introduceți comentariul dvs.!
Introduceți aici numele dvs.

Acces la conținut Premium 100% Gratuit

OBȚINEȚI ACCES COMPLET ȘI EXCLUSIV LA CONȚINUTUL PREMIUM

SUSȚINEȚI JURNALISMUL NONPROFIT

ANALIZA DE SPECIALITATE ȘI TENDINȚELE EMERGENTE ÎN DOMENII DE INTERES

WEBINARE VIDEO DE ACTUALITATE

Obțineți acces nelimitat la conținutul nostru EXCLUSIV și la arhiva noastră de povești ale abonaților.

- Advertisement -

Conținut exclusiv

- Advertisement -

Ultimele articole

- Advertisement -

Mai multe articole